Ako ušetriť čas?

14. septembra 2023

Škola time managementu

Nielen v predvianočnom období čoraz viacerí z nás zápasia s nedostatkom času. Ide o veľký fenomén, s ktorým sa stretávame a zisťujeme odvekú pravdu, ktorú sme si možno nie vždy uvedomovali – a síce, že čas je najvzácnejšia veličina, s ktorou vo svojom živote narábame. Napriek našej usilovnosti ho ale máme akoby stále menej, čo vedie k mnohým frustráciám a nespokojnosti. Pritom by nám možno stačilo, keby sme si osvojili zopár pravidiel, ako so svojím vzácnym časom narábať a zrazu by nám zostalo času aj na naše záľuby a oddych. Všetko totiž máme vo svojich rukách.

Deň má 24 hodín

Nikdy tomu nebolo inak. Dni kedysi neboli dlhšie a ľudia aj vtedy stíhali vytvoriť veľké diela a aj si oddýchnuť. Pritom sa v mnohých oblastiach žilo oveľa ťažšie, napriek tomu veci fungovali a robili sa veľké pokroky. Preto sa netreba vyhovárať na časy minulé, ale uvedomiť si, že ľudstvo vždy žilo v rovnakých časových podmienkach. A nepomôže nám, keď budeme rojčiť o tom, aké by to bolo úžasné, keby mal deň aspoň štyridsaťosem hodín. Ak by ich totiž mal, aj tak by nám to bolo málo. Jednoducho máme k dispozícii toľko času, ako generácie pred nami a je len na nás ako s ním naložíme. Preto sa treba postaviť dvadsaťštyrihodinovej skutočnosti zoči-voči a kalkulovať len s týmto číslom a svojimi silami.

Plánovať realisticky

Keď sa už zmierime so skutočnosťou, že má deň len toľko hodín, koľko má, mali by sme si naše povinnosti a aktivity naplánovať tak, aby bolo reálne ich aj splniť. Ak budeme mať totiž „veľké oči“ a potom nestihneme všetko, čo sme si na daný deň predsavzali, budeme demotivovaní, bude nás zhrýzať pocit viny, a tak si po celom dni len pokazíme náladu, namiesto toho, aby sme boli spokojní so svojou odvedenou prácou. Plánovať teda treba realisticky, a ak nám nejaký čas zvýši, bude len na nás, či ho využijeme na relax, alebo urobíme niečo navyše. Tešiť sa ale budeme dvojnásobne – zo splneného plánu a aj z využitia nášho časového bonusu.

Žiadne „na poslednú chvíľu…“

Pri time managemente treba rozhodne myslieť dopredu a pokiaľ naozaj čelíme záplave úloh, o ktorých vieme vopred, treba si ich splnenie časovo rozvrhnúť a priebežne na nich pracovať tak, aby sme všetko stihli včas a bez stresu. Ak budeme totiž všetko odkladať na poslednú chvíľu, vystavíme sa zbytočnému tlaku a náš výkon nemusí v konečnom dôsledku stáť za to, pretože ako hovorí múdre príslovie: „práca chvatná, málo platná“.

Priority

Podstatou hospodárenia s časom je určenie si priorít, ktoré by mali byť kompasom na našej plavbe povinností i radostí. Ak máme jasno vo svojich prioritách – koľko času chceme venovať práci, rodine, samému sebe a nenecháme sa zlákať inými lákadlami, máme v plachtách dobrý vietor na to, aby sme na konci uvideli našu vlastnú „Sochu slobody“…

Čo skutočne potrebujem?

Určenie priorít nám pomôže nájsť si čas presne na to, čo naozaj potrebujeme. Niekedy sa totiž môžeme nechať ovplyvniť vonkajšími okolnosťami, ktoré môžu s našimi plánmi aj poriadne zamávať. Najväčšími nástrahami môžu byť práve lákavé rozptýlenia, ktoré nás síce na chvíľu obšťastnia, ale nepriblížia nás k cieľu. Ten môže byť akýkoľvek – pracovný aj súkromný – ako napríklad naučenie sa cudzieho jazyka alebo aj oddych v pohodlí domova. Preto, ak budete čeliť napríklad náhlemu a nečakanému rozhodnutiu, či ísť s kolegami po práci von, alebo si radšej doma oddýchnuť, ako ste si predstavovali, položte si vždy otázku: „Ako ma to, čo sa chystám práve urobiť, priblíži k môjmu cieľu?“ Uvidíte, že po zodpovedaní tejto otázky budete mať vždy hneď jasno v tom, čo podniknete.

Pevná vôľa

Kvalitné delenie času súvisí s pevnou vôľou. Ak sa raz niečomu rozhodnete venovať čas, nemá zmysel chodiť „poza školu“. Robte veci poriadne a naplno, len tak budete mať pocit, že ste čas skutočne využili a nie premrhali bez výsledkov. A len pevná vôľa vám pomôže vaše plány naozaj dodržať.

Minimalizmus – kľúč k času navyše

O rozptyľovaní by sa toho dalo veľa popísať… Ale ak si definujeme svoje priority, ciele a bonusy, ktoré za to získame – či už vyšší plat alebo viac voľna – mali by sme byť schopní rozoznať, čomu svoj čas venovať a čomu nie. Tak napríklad, ak budeme namiesto práce surfovať na internete alebo sa dlho zakecávať s kolegami v kuchynke, veľmi si tým nepomôžeme. Preto sa zamerajte na veci, ktoré robíte „navyše“ a eliminujte ich na minimum. Nezapodievajte sa zbytočnosťami, ale sústreďte sa vždy na to podstatné. Ak ste v práci, tak pracujte, ak máte voľno, tak oddychujte. Nemiešajte hrušky s jablkami, pretože si len upečiete poriadny koláč chaosu, ktorý vám chutiť nebude…

Efektívne si pomôcť

K dobrému využívaniu času nám pomôže aj zefektívnenie našej práce. Dnes už máme k dispozícii kvantum techniky, ktorá by nám mala uľahčiť život. Preto sa kritickým okom pozrite na to, ako veci robíte a cibrite si svoje zručnosti, ako veci robiť rýchlejšie, jednoduchšie a elegantnejšie než v pote tváre… Ak neviete prísť na zlepšovák sami, odkukajte to od ostatných, alebo si rovno vypýtajte radu.

Režim, rozvrh a spol.

Čas je predurčený k tomu, aby nám ponúkol režim, aby nás naučil fungovať v rámci istého rozvrhu, ktorý budeme podľa možností dodržiavať. Veď preto sa bez výnimky strieda deň s nocou – a nie tak, ako by sa im zachcelo… Najlepšie ale je, že náš režim si môžeme nastaviť tak, ako chceme my. Len si ho často nechávame pokaziť vonkajšími vplyvmi. Ak ale tieto zásahy obmedzíte, budú sa vaše „dni a noci“ striedať vždy rovnako pokojne.

Spánok, jedlo a cvičenie

Bez týchto troch vecí sa nebudete vedieť plne sústrediť, mať energiu a nestratiť motiváciu. Preto na ne nezabúdajte a rozhodne im vo svojom rozvrhu urobte pevné miesto, ktoré si právom zaslúžia. Nikto z nás nie je robotom…

Časová pokladnička na ráno

Ráno sa nezabávajte s telefónom – sociálne siete a internet vám nikam neutečú, no drahocenné minúty, ktoré by ste ráno mohli využiť oveľa lepšie, áno.
Sprchujte sa, umyte si vlasy, ohoľte si nohy a tak ďalej už večer pred spaním, aby ste sa tým ráno nezdržiavali. Môžete si radšej dlhšie pospať alebo si dať s partnerom romantickú rannú kávičku a zbytočne sa nestresovať.
Takisto si už večer premyslite, čo si na seba na druhý deň oblečiete. Ak aj do rána zmeníte názor a budete hneď vedieť, čo na seba, nič sa nestane. To, čo ste si nachystali len jednoducho nepoužijete. Ak ale budete mať jeden konkrétny outfit pripravený už večer, ušetríte si raňajší čas postávania pred skriňou a vyberania, čo na seba.
To isté platí aj o večernom zabalení si vecí, ktoré si so sebou na druhý deň beriete z domu. Ak ich budete baliť v rannom chaose, veľmi ľahko sa vám môže stať, že si niečo dôležité zabudnete. A to vám na pokojnom dni tiež nepridá.
Na make-up a vlasy si vymedzte konkrétny čas a držte sa svojho rozvrhu. Dôverujte osvedčeným postupom, ktoré pravidelne robievate a viete odhadnúť, koľko času vám zaberú. Experimenty si nechajte na víkendy alebo dni voľna, kedy nebudete pod časovým tlakom.
Patríte k „posúvačom“ budíka? Je to vec zvyku, ale skúste sa naučiť vstať s jeho prvým zvonením. A ak hovoríme „vstať“, myslíme tým doslova vyskočiť z postele na rovné nohy, pretože, ak ste už na nohách, do postele sa nevrátite. Ak ale máte telefón pri posteli, nie je vôbec zložité natiahnuť ruku, posunúť budík a opäť zaspať. Ak sa vám však predsa tohto zvyku nepodarí zbaviť, nastavujte si večer budík tak, aby ste mali na jeho odkladanie potrebnú časovú rezervu. Nemusíme pripomínať, že takýmto spôsobom vlastne vstávate skôr… Takže lepšie sa oplatí dať si budík na riadny čas, dobre sa vyspať a vstať na prvýkrát…
Stanovte si presný čas, kedy musíte vyraziť z domu a za každú cenu ho dodržte. Nech kvôli vám deti nemeškajú do škôlky či do školy (pretože si môžu osvojiť vaše návyky) a nech váš šéf vie, že sa na vás môže spoľahnúť a nie, že to ste vy, kto stále mešká. Oveľa lepším variantom je chodiť do práce skôr. Tak toho tiež môžete stihnúť oveľa viac.

Časová pokladnička v práci i po nej

V práci stop mobilu! Ak ho nepotrebujete práve na prácu. Viete prečo…
Najmä prvú pol hodinu sa v práci koncentrujte len na svoju danú úlohu. Za plne sústredených tridsať minút môžete urobiť viac, ako za dve nesústredené hodiny.
Nebuďte nonstop dostupní na telefóne alebo e-maile – na telefonáty a e-maily si vyhraďte čas, pretože inak vám budú rušiť prácu a sústredenosť.
V práci si označte najdôležitejšie úlohy číslami od 1 do 5 s tým, že číslo „1“ – je úloha, ktorú musíte urobiť, úlohu číslo „3“ by ste mali urobiť a úlohu s číslom „5“ môžete urobiť. A s číslom „1“ začnite hneď ráno.
Takisto všetky dôležité rozhodnutia robte v ranných hodinách, pretože postupom času je naša vôľa oslabená a myseľ zahltená rôznorodými informáciami, ktoré nám môžu skresliť naše videnie.
Stop predĺženým obedom! – veď „šéf to nevidí“. Možno to totiž uvidí na vašich výsledkoch.
Dodržujte svoj plán aj s konkrétnym časovým rozvrhom. Ak o niekom viete, že chronicky mešká na schôdzky, či už pracovné alebo súkromné, často ich ruší, obmedzte s ním podnikanie pracovných i osobných aktivít. Nenechávajte si ním nabúrať a kaziť svoje plány.
To isté nerobte ani vy ostatným. Ak ste si niečo s niekým dohodli, snažte sa to vždy dodržať. Len tak vás budú považovať za spoľahlivú a zodpovednú osobu, ktorej sa dá veriť. Nezahrávajte sa teda so svojím časom ani s časom druhých.
Noste aj v práci slúchadlá – nemusíte počúvať hudbu, ale odradíte druhých, aby vás zbytočne vyrušovali.
Zapisujte si veci do diára – či už papierového alebo elektronického. Je dokázané, že čo si zapíšeme, berieme oveľa serióznejšie, než to, keď sa na niečom s niekým dohodneme ústne. To, čo si do svojho rozvrhu zapíšeme, nás už totiž nepustí konať inak.
Stop televízii! Ako často sa sťažujeme, že „v tej telke nič nedávajú“? Ale aj tak, ruku na srdce! Koľko času strávite len tak nezmyselným prepínaním, pričom sa na niektorých kanáloch zastavíte a zapozeráte do toho „ničoho“? Nedal by sa tento čas využiť oveľa kvalitnejšie? Ak televízia, tak si pustite vždy niečo, čo vás obohatí, nepozerajte ju iba preto, aby ste zabili čas… To by totiž znamenalo, že ho nemáte málo, ale až priveľa.
Vždy počas dňa sa pýtajte, čo je práve to najlepšie – čo bude najviac na osoh, alebo čo vás najviac poteší, čomu by ste sa v danej chvíli mohli ísť venovať. Keď si vyberáme srdcom, čas je na našej strane.

Zopár pravidiel

Dvojminútové pravidlo

Čo môžete urobiť za dve minúty, tak to ihneď urobte – napríklad odpovedajte na e-mail. Ušetríte si tým čas v budúcnosti a hlavne si nebudete myseľ zaťažovať tým, aby ste si to v nej držali.

Päťminútové pravidlo

Ak s niečím otáľate, pustite sa do toho aspoň na päť minút denne. Razom zistíte, že vám to vlastne ide a že ste sa báli zbytočne, a tak to aj s chuťou dokončíte.

Dobré návyky

Usilujte sa budovať si dobré návyky, o ktorých viete, že vám šetria čas. Údajne perfektne fungujú práve s pravidlom piatich minút.

Tréning robí majstra

Takzvaný Seinfeldov reťazec produktivity nás učí tomu, že ak chceme byť v niečom naozaj dobrý, musíme to robiť každý deň – a to bez výnimky, aj keby traktory padali.